סעיף 25 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל״ג–1973, שמירת מערכת החשבונות.

(א)מערכת החשבונות תוחזק במען העסק, כפי שציינו הנישום בדין וחשבון על ההכנסה, או בכל מקום אחר אשר הנישום הודיע עליו בכתב לפקיד השומה; ואולם בעסק שהיתה לו הכנסה שהופקה בישראל או באזור, למעט הכנסה שרואים אותה כאילו הופקה בישראל לפי הוראת סעיף 5(5) לפקודה (להלן – הכנסה מחברת משלח יד זרה) – בכל מקום אחר בישראל או באזור שעליו הודיע הנישום לפקיד השומה.

(ב)למרות האמור בסעיף קטן (א) מותר להוציא זמנית את מערכת החשבונות או חלק ממנה מן המען האמור, וזאת לשם ביקורת ספרים, השלמת רישומים, עיון, הצגה לצורך העסקים או מתן עדות.

(ג)מערכת החשבונות תישמר במשך שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת או במשך שש שנים מיום הגשת הדו״ח על ההכנסה לאותה שנת המס, הכל לפי המאוחר.

(ג1)נישום המוכר טובין או הנותן שירותים תמורת סכום ששולם לו בכרטיס אשראי ישמור את כל מסמכי ההתחשבנות בינו לבין חברת האשראי כחלק ממערכת חשבונותיו.

(ג2)מסמך ממוחשב ששלח או קיבל הנישום, בחתימה האלקטרונית שבה נחתם, יישמר באמצעי אחסון ממוחשבים, כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום.

(ד)מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים בין מחלקתיים, מקור תיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב, כאמור בסעיף 18ב(א), חוזים ופרוטוקולים, במידה שנוהג הנישום לערכם או לקבלם, וכן תעוד ופנקסים שהנישום אינו חייב לנהלם על פי הוראות אלה ואשר ניהלם בין מרצון ובין מכוח דין אחר, יישמרו במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדו״ח על ההכנסה לשנת המס שאליה הם מתייחסים.

(ה)ניתן לשמור –

(1)מערכת חשבונות בצורת העתק צילומי מזוער, אם מזעור המסמכים המקוריים וביעורם נעשה בהתאם לכללים שנקבעו בנספח ד׳ שבסעיף 36;

(2)תיעוד חוץ שהוא מסמך, כתוצר של סריקה ממוחשבת, אם התקיימו כל אלה:

(א)סריקת המסמכים המקוריים נעשתה בהתאם לכללים שנקבעו בנספח ו׳ שבסעיף 36;

(ב)קובץ המחשב שהוא תוצר הסריקה, נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום, בארכיב דיגיטלי בהתאם לכללים שנקבעו בנספח ז׳ שבסעיף 36;

לעניין זה, ”מסמך“, ”סריקה ממוחשבת“ ו”קובץ מחשב“ – כהגדרתם בנספח ו׳ שבסעיף 36.

(ו)במערכת חשבונות ממוחשבת ינהגו כך:

(1)היא תישמר באמצעי אחסון ממוחשבים;

(2)בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס, ייערך גיבוי למערכת החשבונות הממוחשבת, למעט לתוכנה המנהלת את מערכת החשבונות; גיבוי כאמור יישמר במקום שעליו הודיע הנישום בכתב לפקיד השומה, השונה מהמקום שבו מוחזקת מערכת החשבונות הממוחשבת של הנישום, ובלבד שאם היתה לו הכנסה שהופקה בישראל או באזור, למעט הכנסה מחברת משלח יד זרה – במקום כאמור שהוא בישראל או באזור בלבד;

(3)תתאפשר הפקה זמינה של פלט מודפס ופלט חזותי של מערכת החשבונות הממוחשבת או כל חלק ממנה וכן מהגיבוי כאמור בפסקה (2).