סעיף 21 לתקנות הפיקוח על מעונות יום לפעוטות (תנאים לפעילות של מעון יום לפעוטות), התשפ״א–2021, ניהול תיק מעון.

(א)מנהל מעון יום לפעוטות חייב לנהל תיק מעון ובו המסמכים האלה:

(1)שם ומספר הזהות של אנשי הצוות של מעון היום לפעוטות או נותני שירותים לפי סעיף 15 לחוק, והודעת הממונה כי אין מניעה בהעסקתם או בקבלת שירותיהם;

(2)תעודות המעידות על הכשרת מחנכים–מטפלים כאמור בתקנות 5 עד 7;

(3)תיעוד של תאונות חריגות שאירעו במעון וכן העתק של הדיווחים שנעשו לפי תקנה 16;

(4)סדר היום המנוהל במעון ותכנית התפתחותית חינוכית כאמור בתקנה 14;

(5)חוזה הביטוח כאמור בתקנה 17;

(6)תיעוד על קיומה של הדרכה חינוכית;

(7)תיעוד על שהיית מי שאינו פעוט במעון לפי תקנה 22;

(8)אישורים ותוצאות של בדיקות לפי תקנה 19;

(9)שמות הפעוטות השוהים במעון, מספר הזהות שלהם, תאריך לידתם, והקבוצה שאליה הם שייכים וכן שמות ההורים ודרכי יצירת קשר עימם;

(10)מספר הקבוצות הפועלות במעון, שמות הפעוטות בכל קבוצה, שמות המחנכים–מטפלים האחראים על הקבוצה, טווח הגילים בקבוצה, ומספר הפעוטות בקבוצה.

(ב)פרטי תיק המעון יישמרו לתקופה של 7 שנים.