סעיף 13 לתקנות הדיור המוגן (תנאים לפעילותו של בית דיור מוגן), התשפ״א–2021, מרשם ותיק אישי, סיעודי וטיפולי.

(א)מנהל של בית דיור מוגן אחראי לניהול מרשם דיירים עדכני לפי הטופס שבתוספת.

(ב)מנהל של בית דיור מוגן יוודא –

(1)כי לכל דייר יהיה תיק אישי שינוהל על ידי המנהל או מי מטעמו ויכלול, בין השאר, את אלה:

(א)העתק של מסמך הגילוי שנמסר לו לפי הוראות סעיף 17 לחוק;

(ב)הסכם התקשרות, לרבות מפרט הדירה;

(ג)טופס ויתור על סודיות, אם קיים;

(ד)אם הדייר מינה מיופה כוח לפי סעיף 34 לחוק – שם מיופה הכוח ודרכי ההתקשרות עימו, ואם לא מינה מיופה כוח – שם איש קשר ודרכי ההתקשרות עימו;

(ה)אם מונה לדייר אפוטרופוס או בעל תפקיד אחר לפי חוק הכשרות המשפטית והאפוטרופסות, התשכ״ב–1962 – שמו ודרכי ההתקשרות עימו;

(ו)החלטות הצוות הרב־מקצועי, ופניות לצוות הרב־מקצועי;

(2)כי לכל דייר יהיה תיק סיעודי, ממוחשב או פיזי, שינוהל בידי אחות בית הדיור המוגן, בנפרד מהתיק האישי, ואשר בו יישמרו הרשומות הרפואיות בהתאם לחוק זכויות החולה, התשנ״ו–1996, טופס ויתור על סודיות, אם קיים, שם מיופה הכוח או איש הקשר ודרכי ההתקשרות עימו, צו מינוי אפוטרופוס, אם קיים, ודרכי ההתקשרות עימו, החלטות הצוות הרב־מקצועי ופניות לצוות הרב־מקצועי, ורישומי מעקב שוטף שעורכת האחות; אם הדייר מעוניין בכך, יצורף לרשומות הרפואיות שבתיק הסיעודי גם מידע רפואי על טיפולים שניתנו לדייר מחוץ לבית הדיור המוגן; התיקים הסיעודיים יישמרו בחדר האחות או בחדר המזכירות הרפואית בבית הדיור המוגן, באופן המבטיח שמירה על סודיות רפואית ועל פרטיותם של הדיירים, ואם יש תיקים סיעודיים פיזיים הם יישמרו בארון עם מנגנון נעילה;

(3)כי לכל דייר יהיה תיק טיפולי, ממוחשב או פיזי, שינוהל בידי העובד הסוציאלי של בית הדיור המוגן, בנפרד מהתיק האישי, ואשר בו יישמרו הדוחות של העובד הסוציאלי, טופס ויתור על סודיות, אם קיים, שם מיופה הכוח או איש הקשר ודרכי ההתקשרות עימו, צו מינוי אפוטרופוס, אם קיים, ודרכי ההתקשרות עימו, החלטות הצוות הרב־מקצועי ופניות לצוות הרב־מקצועי, ורישומי מעקב שוטף שעורך העובד הסוציאלי; התיקים הטיפוליים יישמרו בחדר העובד הסוציאלי בבית הדיור המוגן באופן המבטיח שמירה על סודיות המידע שבהם ועל פרטיותם של הדיירים.

(ג)מנהל של בית דיור מוגן או איש צוות בכיר אחר שימנה לעניין זה יהיה אחראי לגיבוי ולשמירה של התיקים האישיים, התיקים הטיפוליים והסיעודיים, ולאבטחת המידע באופן שיגן על סודיות המידע ועל פרטיות הדיירים (להלן – האחראי על אבטחת המידע).

(ד)תיק אישי, תיק טיפולי ותיק סיעודי של דייר יישמרו בבית הדיור המוגן בכל תקופת מגורי דייר בבית וכן במשך שבע שנים מיום עזיבת הדייר את הבית, אלא אם כן הדייר או מיופה כוחו ביקש לקבלם לפני תום התקופה האמורה; בתום התקופה האמורה, ואם במהלכה הדייר או מיופה כוחו לא ביקשו לקבלם, המנהל והאחראי על אבטחת המידע יוודאו כי התיקים יבוערו וכי לא נותר בבית הדיור המוגן כל עותק של תיקים אלה או של המידע השמור בהם.