סעיף 3 לתקנות העיריות (הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין), התשנ״ח–1998, ניהול פנקס.

עיריה תנהל פנקס באחד מן האמצעים הנמצאים המפורטים להלן:

(1)מערכת עיבוד נתונים אוטומטית מרכזית לניהול טובין שעליה יורה המנהל;

(2)מערכת עיבוד נתונים אוטומטית נפרדת, ובלבד שהתקיימו תנאים אלה:

(א)מערכת עיבוד הנתונים מאפשרת מעקב אחר הרישום של החשבון הנגדי בהנהלת החשבונות של העיריה ואיתור התיעוד המתאים;

(ב)נתקבל דיווח על יתרות כספיות במתכונת שעליה הורה רואה החשבון של העיריה;

(ג)המערכת מאפשרת העברת הדיווח למערכת עיבוד נתונים מרכזית באמצעים ממוכנים;

(ד)תכנון עיבוד הנתונים יהיה בהתאם להוראות כל דין ויאפשר בדיקה פנימית ובקרת נתונים;

(3)לפי בקשת ראש העיריה – בדרך אחרת שעליה הורה רואה חשבון שהמנהל מינה לאותה העיריה, ובאופן שהורה.