סעיף 1 לתקנות הארכיונים (מסירת חומר ארכיוני למשמרת), תשי״ח–1958, חומר ארכיוני של מוסד.

הגנז רשאי לקבל ממוסד ממוסדות המדינה או מרשות מקומית (להלן – המוסד) חומר ארכיוני למשמרת שאינה לצמיתות אם המוסד –

(1)הודיע לגנז בכתב על רצונו למסור את החומר למשמרת;

(2)צירף להודעתו רשימת החומר בשני העתקים המכילה תיאור החומר, תאריכו וסימונו במוסד;

(3)מסר, כשנדרש על ידי הגנז, העתק ממפתח התיוק של החומר וכן העתק מרשימות עזר וכרטיסיות שהיו נהוגות במוסד;

(4)העביר לגנזך את החומר כשהוא מסודר וארוז בהתאם להוראות הגנז;

(5)שילם או התחייב לשלם את כל ההוצאות הכרוכות בהעברת החומר לגנזך ובאריזתו.