סעיף 11 לתקנות משפחות חיילים שנספו במערכה (תגמולים ושיקום) (כללי עבודתה של ועדת חריגים להטבות), התשע״ח–2017, דיוני הוועדה והחלטותיה.

(א)יושב ראש הוועדה יקבע את מועדי ישיבות הוועדה ואת סדר היום לרבות הבקשות שיועלו לדיון.

(ב)הוועדה תקיים את ישיבותיה פעמיים בחודש; במקרים דחופים, רשאי יושב ראש הוועדה לקבוע ישיבה נוספת.

(ג)הוועדה לא תקיים את ישיבותיה בלא נוכחות של יושב ראש הוועדה ושני חברים נוספים; התכנסה הוועדה בהרכבה כאמור בתקנה 2(ב), לא תקיים את ישיבותיה בלא נוכחות יושב ראש הוועדה ושלושה חברים נוספים.

(ד)בכל ישיבת ועדה ייערך פרוטוקול שישקף את מהלך הדיון ויירשמו בו ההחלטות שהתקבלו.

(ה)הוועדה תדון בכל פנייה על יסוד המסמכים שהוגשו לה.

(ו)הוועדה מוסמכת להיענות לבקשה, כולה או חלקה, להיענות לה בתנאים שתקבע או לדחותה; כמו כן מוסמכת הוועדה לדרוש השלמה של פרטים מהמבקש לשם קיום דיון חוזר בבקשה.

(ז)החלטות הוועדה יתקבלו ברוב דעות החברים; היו הדעות שקולות תהיה ליושב ראש הוועדה דעה מכרעת; היה היושב ראש מנוע מלהשתתף בדיון ולהצביע בישיבות בשל ניגוד עניינים לפי הוראות תקנה 3(ב) תהיה ליועץ המשפטי למערכת הביטחון או לנציגו המכהן כחבר הוועדה דעה מכרעת.

(ח)החלטות הוועדה יינתנו בכתב, יהיו מנומקות ויקבעו את היקף הסיוע ואת שיעורו; התקבלה החלטה על דעת רוב חברי הוועדה, תירשם בפרוטוקול דעת המיעוט המנומקת; החלטות הוועדה ייחתמו בידי יושב ראש הוועדה וחברי הוועדה שנכחו בישיבה.

(ט)לשכה מחוזית תודיע בכתב למבקש על החלטת הוועדה; החליטה הוועדה לדחות את הבקשה, תשלח הלשכה המחוזית למבקש החלטה בצירוף נימוקי הדחייה.

(י)הסיוע שאישרה הוועדה יהיה ניתן למימוש למשך שנה מהמועד שבו נשלחה ההחלטה למבקש; ואולם הוועדה מוסמכת לאשר סיוע מתמשך לתקופה שלא תעלה על 3 שנים והוא יהיה ניתן למימוש במשך התקופה שאושרה ובלבד שמועד התשלום הראשון ימומש בידי המבקש בתוך שנה ממועד שליחת ההחלטה למבקש.

(יא)במקרים חריגים ובאישור יושב ראש הוועדה, יתקבלו החלטות הוועדה בשיחת ועידה טלפונית; אישור כאמור יינתן רק במקרים של צורך דחוף שאינו מאפשר להמתין לישיבת הוועדה; במקרים אלה ייערך פרוטוקול ובו יצוינו עמדות חברי הוועדה לגבי הבקשה והחלטתם.