Section 397ב of תקנות הטיס (הפעלת כלי טיס וכללי טיסה), התשמ״ב–1981, ניהול מסמכי הפעלה.

(א)במסגרת מערכת ניהול הבטיחות שלו, מחזיק רישיון יקיים שיטה לניהול מסמכי הפעלה הנוגעים לבטיחות טיסה (בתקנה זו – מסמכי הפעלה), לשימוש כל האנשים המועסקים מטעמו בתפקיד תפעולי ולהנחייתם; שיטת ניהול מסמכי ההפעלה תמלא אחר הדרישות המפורטות להלן:

(1)מסמכי ההפעלה יאורגנו כך שתובטח גישה קלה למידע הנדרש לצורך הטיסות והפעולות הקרקעיות הכלולות בהם, ובאופן המקל על ניהול ההפצה והעדכון שלהם;

(2)המידע הכלול במסמכי ההפעלה יקובץ ויאורגן לפי החשיבות והשימושיות של המידע, כלהלן:

(א)מידע דחוף וחיוני, ובכלל זה מידע שאם לא יהיה זמין מיידית עלולה בטיחות ההפעלה להיות בסכנה;

(ב)מידע דחוף בעל חשיבות גבוהה, ובכלל זה מידע העשוי להשפיע על רמת הבטיחות או לעכב את ההפעלה אם לא יהיה זמין בטווח זמן קצר;

(ג)מידע המשמש לעתים תכופות;

(ד)מידע להתייחסות כללית, ובכלל זה מידע הנדרש להפעלה אך אינו כלול בפסקאות (ב) או (ג);

(ה)מידע שניתן לקבצו לפי שלב ההפעלה שבו נעשה במידע שימוש;

(3)מידע חיוני יסומן בהבלטה;

(4)תישמר עקביות במינוח ובשימוש במונחים המקובלים לפעולות ולפריטים משותפים; מסמכי ההפעלה יכללו מילון של מונחים, קיצורים וראשי תיבות וההגדרות שלהם, שיעודכנו לפי הצורך; כל המושגים המשמעותיים, ראשי התיבות והקיצורים הכלולים במסמכי ההפעלה צריכים להיות מוגדרים;

(5)תובטח אחידות ועקביות בין הסוגים של מסמכי ההפעלה, לרבות בעניין סגנון הכתיבה, המינוח, השימוש בסימנים ובגרפיקה ועיצוב המסמכים, כולל שמירה על מיקום עקבי של סוגים מסוימים של מידע, שימוש עקבי ביחידות מידה ושימוש עקבי בקודים;

(6)כל מסמך הפעלה יכלול רשימת תוכן עניינים בתחילתו, כדי לאפשר איתור בזמן קצר של המידע הכלול בו; עמודים המכילים מידע בדבר נוהלי חירום או מצבים בלתי רגילים יסומנו במיוחד, לצורך גישה מיידית;

(7)שיטת ניהול מסמכי ההפעלה תעמוד בדרישות מערכת אבטחת איכות של מחזיק הרישיון, אם קיימת מערכת אבטחת איכות כאמור;

(8)שיטת ניהול מסמכי ההפעלה תכלול יכולות לאיסוף מידע, סקירתו, הפצתו, ניהול העדכונים ועיבוד המידע והנתונים המתקבלים מכל מקורות המידע הנוגעים לסוג ההפעלה, לרבות מידע המתקבל ממדינת המפעיל, ממדינת התכן, ממדינת הרישום, מהיצרנים ומספקי ציוד; נוסף על כך שיטת ניהול מסמכי ההפעלה תכלול יכולות לאיסוף מידע, סקירתו והפצתו בעקבות שינויים המתבצעים אצל מחזיק הרישיון, ובכלל זה:

(א)שינויים הנובעים מהתקנת ציוד חדש;

(ב)שינויים בעקבות ניסיון תפעולי;

(ג)שינויים במדיניות ובנהלים;

(ד)שינויים ברישיון ההפעלה האווירי או במפרטי ההפעלה של מחזיק הרישיון;

(ה)שינויים לצורך הקניית אחידות בצי המטוסים של מחזיק הרישיון.

(ב)מחזיק רישיון יסקור את מסמכי ההפעלה לשם בדיקת הצורך בעדכונם על בסיס עתי קבוע, אחת לשנה לפחות, וכן בהתקיים כל אחד מאלה:

(1)לאחר שינויים מהותיים בהתאגדות או במבנה הארגוני של מחזיק הרישיון;

(2)לאחר הכנסת שינויים טכנולוגיים;

(3)לאחר שינויים בחוקים ובתקנות הנוגעים לבטיחות ההפעלה.

(ג)מחזיק רישיון יפתח שיטות להפצת מידע חדש; אופן העברת המידע צריך להיות פועל יוצא של מידת הדחיפות של המידע; השיטות יכללו אמצעים לווידוא שלבעל תפקיד תפעולי יש המידע העדכני ביותר.