Section 18 of צו איסור הלבנת הון (חובות זיהוי, דיווח וניהול רישומים למניעת הלבנת הון ומימון טרור של נותני שירותי פיקדון ואשראי בלא ריבית שהם מוסדות לגמילות חסדים), התשפ״ו–2026, ניהול רישומים ושמירתם.

(א)נותן שירות יקיים מאגר מידע ממוחשב של כל הפעולות ופרטי הזיהוי והדיווח הנדרשים לפי צו זה של מקבלי שירות, מקבלי שירות בסכום נמוך, תורמים, תורמים בסיכון, ערבים, מיופי כוח, נהנים ובעלי שליטה.

(ב)נותן השירות ישמור את מסמכי הזיהוי באורח נגיש לתקופה של חמש שנים לפחות ממועד תום מתן השירות; לעניין זה, ”מסמכי זיהוי“ – כל מסמך שנמסר לצורך זיהוי ואימות, לרבות הצהרה שניתנה לפי צו זה ומסמכים עיקריים ששימשו את נותן השירות להכרת הלקוח לפי סעיף 2.

(ג)נותן השירות ישמור באורח נגיש פרטי כל פעולה כספית שבוצעה במסגרת מתן השירות או קבלת התרומה, שיכללו, בין השאר, את תאריך ביצוע הפעולה, סוג הפעולה, סוג הנכס הפיננסי שבו נעשתה הפעולה, סכום הפעולה והמטבע שבו בוצעה הפעולה, וכן את מסמך ההוראה לביצוע פעולה והתכתבות נלווית לה בין נותן השירות לבין מקבל השירות, אם ישנה, לתקופה כאמור בסעיף קטן (ב); שמירת המסמכים תיעשה באופן שיאפשר גם שחזור של עסקה בודדת; לעניין סעיף זה, ”התכתבות נלווית“ – מסמכי הפעולה, הוראות שניתנות בקשר לפעולה במהלך ההתקשרות העסקית, הוראות בקשר לתנאי ההתקשרות ובירור בקשר לפעילות מקבל השירות באותה הפעולה.

(ד)נותן השירות ישמור על כל מסמך הוראה בקשר לביצוע פעולה שעליה דיווח לרשות המוסמכת ואת הדיווח עצמו, לתקופה כאמור בסעיף קטן (ב).

(ה)שמירת מסמכים כאמור בסעיפים קטנים (ב) עד (ד), יכול שתיעשה באמצעות סריקה ממוחשבת בתנאים המפורטים בתקנה 3א לתקנות העדות (העתקים צילומיים), התש״ל–1969; בהעדר מסמך הוראה לביצוע פעולה כאמור באותם סעיפים קטנים, ישמור נותן השירות את הרשומה הממוכנת המעידה על מתן הוראה לביצוע הפעולה.

(ו)נותן השירות ישמור תיעוד בכתב של הליך הבקרה כאמור בסעיף 12 ושל ממצאיה לתקופה כאמור בסעיף קטן (ב).

(ז)על אף האמור בסעיפים קטנים (ב) עד (ו), נותן השירות ישמור את המסמכים האמורים שם אף מעבר לתקופה של חמש שנים אם הממונה דרש ממנו לעשות כן, וזאת במקרים מסוימים שבהם המסמכים האמורים נדרשים לצורך חקירה או לשם פיקוח על ביצוע הוראות החוק או חוק המאבק בטרור.